Archives numériques des documents de la copropriété
Conformité NumériqueNumérique
📋 Description
"L'administrateur doit tenir un dossier numérique complet, sécurisé et accessible de tous les documents de la copropriété, en respectant les exigences techniques et légales spécifiques."
Référence Juridique
Artigo 1436.º do Código Civil; Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro; Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)
Liens Juridiques
Exigences Numériques
Exigences Techniques
- Format de fichier : PDF/A (ISO 19005) pour les documents statiques ; formats ouverts et non propriétaires pour les données structurées.
- Signature électronique : Les procès-verbaux et documents à valeur probante doivent être signés avec une QES et un horodatage qualifié.
- Système de gestion documentaire : Utilisation d'un système certifié avec contrôle des versions, enregistrement des accès et sauvegarde géographiquement répartie.
- Indexation : Métadonnées obligatoires pour chaque document (date, type, fractions concernées, NIF anonymisés pour accès externe).
- Sauvegarde : copies de sécurité quotidiennes, avec une conservation minimale de 30 jours, et sauvegarde mensuelle archivée hors ligne pendant 10 ans.
Structure Recommandée
Niveau 1
Bâtiment_[Nom/Adresse]
Niveau 2
- • 01_Procès-verbaux_Validés_QES
- • 02_Convocations_et_Communications
- • 03_Comptes_et_Budgets
- • 04_Travaux_et_Maintenance
- • 05_Dettes_et_Recouvrements
- • 06_Procurements_and_Declarations
- • 07_Régulation_Interne
- • 08_Sauvegardes_Système
Convention de Nommage des Fichiers
AAAA-MM-JJ_TipoDocumento_Descricao.pdf (ex : 2026-02-15_Ata_Assembleia_Ordinaria.pdf)
Requisitos Legais
- • Durée minimale de conservation : 10 ans à compter de la date d'approbation du procès-verbal ou de la date finale du document (art. 1436 n° 3 CC).
- • Accès des copropriétaires : Les copropriétaires ont le droit de consulter les documents d'archives sur demande motivée (art. 1436 n° 2 CC).
- • Responsabilité civile : L'administrateur est civilement responsable de la perte, de la destruction intentionnelle ou par négligence grave des documents d'archives (art. 1436 n° 4 CC).
- • Protection des données : Les documents contenant des données personnelles (NIF, adresses) doivent être stockés avec des mesures de sécurité conformes au RGPD.
Avis Juridique
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne remplace pas un conseil juridique personnalisé.
Confirmez toujours les décisions critiques auprès d'un avocat ou d'un professionnel qualifié.
Le contenu est spécifique au droit portugais et peut ne pas s'appliquer à d'autres juridictions.