Archivo Digital de Documentos del Condominio
Cumplimiento DigitalDigital
📋 Descripción
"El administrador deberá mantener un archivo digital completo, seguro y accesible de todos los documentos del condominio, cumpliendo con requisitos técnicos y legales específicos."
Referencia Legal
Artigo 1436.º do Código Civil; Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro; Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)
Enlaces Legales
Requisitos Digitales
Requisitos Técnicos
- Formato de archivo: PDF/A (ISO 19005) para documentos estáticos; Formatos abiertos y no propietarios para datos estructurados.
- Firma electrónica: Las actas y documentos con valor probatorio deberán estar firmados con QES y sello de tiempo calificado.
- Sistema de gestión documental: Uso de un sistema certificado con control de versiones, registro de accesos y respaldo distribuido geográficamente.
- Indexación: Metadatos obligatorios de cada documento (fecha, tipo, fracciones implicadas, NIF anonimizados para acceso externo).
- Backup: Backups diarios, con una retención mínima de 30 días, y backup mensual archivado offline durante 10 años.
Estructura Recomendada
Nivel 1
Edificio_[Nombre/Dirección]
Nivel 2
- • 01_Atas_Aprobado_QES
- • 02_Llamadas_y_Comunicaciones
- • 03_Cuentas_y_Presupuestos
- • 04_Obras_y_Mantenimiento
- • 05_Deudas_y_Cobros
- • 06_Adquisiciones_y_Declaraciones
- • 07_Reglamento_interno
- • 08_Copias de seguridad_Sistema
Nomenclatura de Archivos
AAAA-MM-DD_TipoDocumento_Descricao.pdf (ej: 2026-02-15_Ata_Assembleia_Ordinaria.pdf)
Requisitos Legais
- • Plazo mínimo de conservación: 10 años desde la fecha de aprobación del acta o de la finalización del documento (art. 1436.º núm. 3 CC).
- • Acceso de los condóminos: Los condóminos tienen derecho a consultar los documentos de archivo previa solicitud motivada (art. 1436.º núm. 2 CC).
- • Responsabilidad civil: El administrador es civilmente responsable de la pérdida, destrucción intencionada o por negligencia grave de los documentos de archivo (art. 1436 núm. 4 CC).
- • Protección de datos: Los documentos que contengan datos personales (TIN, direcciones) deben almacenarse con las medidas de seguridad adecuadas al RGPD.
Aviso Legal
Este contenido es de carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico personalizado.
Confirme siempre las decisiones críticas con un abogado o profesional cualificado.
El contenido es específico de la legislación portuguesa y puede no ser aplicable a otras jurisdicciones.